The importance of the Log-Book and Technical Dossier

importance log-book technical dossier

The Standard EN-13814 requires that a ride log book be prepared and kept at all times with the ride. What does this involve and what does the ride owner need to do?.

THE IMPORTANCE OF THE RIDE LOG BOOK AND TECHNICAL DOSSIER

Written by Enrico Fabbri

Standard EN-13814, issued in 2007, together with international standard ISO-17842, specify that a set of documents needs to be kept at all times with a ride, even when this is sold to third parties. Despite the fact that many operators have been using the term ‘book’ to define these documents for some time now, not many are clear on exactly what documents are required. In general, the documents making up a ride’s Log Book (or Device Log) must be organised by the ride’s owner; on the other hand, the documents making up the Technical Dossier must be organised by the manufacturer and consigned to the customer.

Following the introduction of standards EN-13814 and ISO-17842, more and more countries have been adopting stricter procedures for the first approval of used rides when entering the country. Consequently, an operator who keeps a log book has an advantage when selling a used ride, avoiding higher costs and wasted time. On the other hand, operators whose ride log books are incomplete may not be able to sell their used rides, or may need to lower the selling price.

Let’s then look at the requirements for the Log Book: this shall clearly identify the device and contain a summary of the technical and operational data, history, records of all repairs, modifications, examinations, tests and checks and the detailed reports thereof, including photographs, welding inspection results and invoices paid for materials and services. In detail:

1. Owner’s name
2. Drawing with overall dimensions
3. Maximum speed and performance
4. Passenger restrictions (age, height, weight)
5. Wind and earthquake limits
6. List of incidents occurred, even minor ones
7. Copy of licenses or government approvals for ride operation
8. List of fairgrounds where operated and duration of each
9. Periodical inspections carried out and conclusions
10. Information on daily and periodical checks carried out by the operator
11. Information on repairs carried out
12. Information on any modifications made
13. Information on unscheduled maintenance
14. Assessment of risks relating to use, assembly and dismantling, maintenance operations, by analysing the manufacturer’s instructions
15. Copy of service/technical bulletins (or alerts) issued by the manufacturer or third parties and relating to the ride
16. List of faults occurred on the ride and the solutions adopted or repairs carried out
17. Copy of all communications and invoices relating to the above-mentioned operations.

Now we will examine what documents make up the ride’s Technical Dossier, which must be prepared by the manufacturer and provided to the customer on delivering the ride: it must comprise the design documents to provide detailed information with respect to design, calculation, method of construction, instructions and information relating to operation and maintenance and for examinations by independent inspection bodies. In detail:

1. Manual containing information on ride assembly and dismantling, maintenance and operation
2. Certificates of quality for the materials used to make the most important structures, NDT certificates for the most important welded joints
3. Overall drawings of the ride and its main components, including detailed drawings of the safety components
4. Wiring, hydraulic and pneumatic diagram with key and description of the components, information relating to the PLC and list of errors
5. Risk assessment performed by the manufacturer
6. Structural calculation, including analysis of fatigue strength
7. Rating plate that identifies the ride and that states:
   1. Manufacturer’s name and address
   2. Type, model, year of construction
   3. Date of first approval
   4. Maximum number of passengers

To conclude, I recommend that operators who want to sell a used ride should start early to gather all the documents needed, and always request the Technical Dossier when buying a new ride.

Finally, engineers and operators should always demand accurate analysis of the ride during periodical inspections, checking the most important/stressed welded joints using modern NDT (non-destructive testing) methods, especially when carrying out unscheduled maintenance that requires repainting.

Ref: 17-2016 / October 2016

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La norma EN-13814 prevede la costituzione del ‘Book’ che deve rimanere sempre a disposizione presso l’attrazione. Da cosa è costituito e cosa è richiesto al proprietario dell’attrazione?

L’IMPORTANZA DEL LOG-BOOK E DEL DOSSIER TECNICO DELL’ATTRAZIONE

Scritto da Enrico Fabbri

La norma EN-13814 emessa nel 2007 e la norma internazionale ISO-17842 prevedono che una serie di documenti debbano sempre restare con l’attrazione anche quando questa venga venduta ad un terzo. Nonostante che da anni molti operatori usino il termine ‘Book’ per definire questa documentazione, molti non hanno ben chiaro quali documenti dovrebbero costituire questo Book. In linea di massima, i documenti relativi al Log-Book (o Device Log) devono essere organizzati dal proprietario dell’attrazione; invece i documenti relativi al Dossier Tecnico devono essere organizzati dal costruttore e consegnati all’acquirente.

A seguito dell’emissione della norma EN-13814 e della norma ISO-17842, sempre più nazioni stanno adottando procedure più restrittive per la prima approvazione dell’attrazione usata quando arriva in una determinata nazione. Ne consegue che l’operatore che ha un Book completo si trova avvantaggiato quando vende la sua attrazione usata, evitando maggiori costi e perdite di tempo. Dall’altra parte risulta invece evidente che gli operatori con attrazioni con un Book incompleto potrebbero non riuscire a vendere la propria attrazione usata, oppure a vedere ridotto il valore di vendita.

Andiamo quindi a vedere quali sono questi documenti che dovrebbero costituire il Log-Book: deve contenere informazioni che identificano l’attrazione e tutte le informazioni storiche relative alle riparazioni, modifiche, analisi, esami, test e controlli periodici includendo ogni documentazione relativa ai processi svolti come, per esempio, fotografie, risultati di test sulle saldature e fatture pagate per materiali e servizi. Quindi per semplificare:

1. Nome del proprietario
2. Disegno con le dimensioni generali
3. Massima velocità e prestazioni
4. Limitazioni ai passeggeri (età, altezza, peso)
5. Limitazioni al vento e terremoto
6. Lista degli incidenti accaduti, anche lievi
7. Copia delle licenze o autorizzazioni governative all’esercizio dell’attrazione
8. Lista delle piazze e durata dell’attività
9. Controlli periodici eseguiti e conclusioni
10. Informazioni relative ai controlli giornalieri e periodici eseguiti dall’operatore
11. Informazioni relative alle riparazioni eseguite
12. Informazioni relative alle modifiche eseguite
13. Informazioni relative alle manutenzioni straordinarie
14. Analisi dei rischi relativi all’uso, montaggio e smontaggio, manutenzione eseguite, analizzando le istruzioni del costruttore
15. Copia dei bollettini di servizio/tecnici (o di allerta) emessi dal costruttore o da terzi e pertinenti all’attrazione
16. Lista dei guasti avuti sull’attrazione e delle soluzioni o ripristini eseguiti
17. Copia di ogni comunicazione e fattura relativa alle suddette operazioni.

Vediamo quindi quali sono invece i documenti che rappresentano il Dossier Tecnico dell’attrazione che deve essere costituito dal costruttore e consegnato all’acquirente al momento della consegna dell’attrazione. Esso deve contenere documenti del progetto per fornire informazioni dettagliate relativamente al progetto, calcolo strutturale, istruzioni ed informazioni relative all’uso e manutenzione dell’attrazione e per i controlli periodici. Quindi per semplificare:

1. Manuale contenente informazioni riguardanti il montaggio e smontaggio, manutenzione e uso dell’attrazione
2. Certificati di qualità dei materiali relativi alle strutture più importanti, certificati di verifica NDT delle saldature più importanti
3. Disegni complessivi dell’attrazione e dei suoi componenti principali, inclusi disegni dettagliati dei componenti relativi alla sicurezza
4. Schema elettrico, idraulico e pneumatico con legenda dei componenti e descrizione, informazioni relative al PLC e lista degli errori
5. Analisi dei rischi effettuata dal costruttore
6. Calcolo strutturale inclusa l’analisi della resistenza a fatica
7. Targhetta che identifica l’attrazione che contenga:
   1. Nome ed indirizzo del costruttore
   2. Tipo, modello, anno di costruzione
   3. Data di prima approvazione
   4. Numero di passeggeri ma

Per concludere, vorrei raccomandare agli operatori che desiderano vendere un’attrazione usata di attivarsi per la raccolta di tutta la documentazione per tempo, e di esigere il Dossier Tecnico quando stanno acquistando un’attrazione nuova.

In aggiunta vorrei sensibilizzare sia gli ingegneri che gli operatori di esigere un’analisi accurata dell’attrazione in occasione dei controlli periodici, verificando le saldature più importanti/sollecitate con i moderni sistemi NDT (controlli non distruttivi) specialmente in occasioni di manutenzione straordinaria che implica la riverniciatura.

Ref: 17-2016 / October 2016

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How Germany is updating its old amusement rides

Germany updating old amusement rides

Germany has introduced a new inspection procedure for rides built before 2007, so as to guarantee equivalent safety to those manufactured in accordance with EN-13814.

HOW GERMANY IS UPDATING ITS OLD AMUSEMENT RIDES

Written by Enrico Fabbri

For some time now rumours have been circulating that the German government wants rides built before 2007 (that is, those not manufactured based on the minimum requirements of EN-13814) to be updated to meet the recent safety standards in order to be used. This has been in planning for almost 2 years now, with the complete collaboration of manufacturers and inspection bodies. So exactly what does it involve? What is the technical basis, and what has been achieved so far?

It was 25 years ago when I visited the TÜV offices in Munich for the first time. Back then, just like now, there was a rectangular grey table, black coffee in a large cup, 2 whiteboards with coloured markers and lots of competence and attention to details. Heading that rides department were 2 important figures in the amusement park attractions business, Herr Ernst Donislreiter and Herr Stefan Kasper.

TÜV SÜD has constantly extended its scope, becoming an important point of reference in many countries, for example Switzerland, the Netherlands, Great Britain, Israel, Dubai and Hong Kong. In Germany, every attraction made over the last 50 years has been checked by this organisation, whose files contain copies of all the technical documentation, such as calculations, drawings and inspections. Clearly then, what happens in Germany will, in one way or another, affect the entire European and worldwide market.

German authorities have now requested that all amusement rides are updated to meet the requirements of EN-13814, irrespective of their date of construction. This request by the government is legitimate and logical, yet in practice, how is it possible to upgrade an old ride to meet the requirements of new laws? The answer is simple: the reference point is to identify safety that is “equivalent” to the new laws.

The first step is to analyse the ride and determine the critical points where action is needed (risk analysis). The car that holds the riders, for example, must feature the individual safety requirements specified by EN-13814. Where necessary, secondary safety mechanisms, limit switches or sensors to monitor movements can be added.

The second step is to check any critical points on the structure or the components that may affect safety. For example, on a ride that is lifted upwards by a hydraulic cylinder, the question needs to be asked: what would happen if that cylinder broke? If such an event compromises people’s safety, then other safety features need to be added. At times such modifications may be costly, but they are essential.

Finally, the lifespan of all the ride’s components is analysed, with special attention to components that ensure people’s safety. If the ride was manufactured 30 years ago, it is clear that it will withstand less fatigue than a new generation ride made to meet the new standards. Consequently, the older a ride, the more frequently special maintenance needs to be performed in order to be considered equivalent to a recently manufactured ride.

German operators have joined forces to share the costs of updating the same rides. This is a major operation and perhaps would be hard to replicate in other countries. The results so far are very positive; it seems in fact that most of the rides operating in Germany can be modified for a reasonable cost.

The technical working group has also defined a new additional ride inspection procedure. In addition to the annual inspections, a special inspection will need to be performed every 6 years, aimed at assessing the ride’s status (wear) and determine whether it can be operated for the next 6 years without special service operations. Clearly then, rides that are over 20/25 years old will need to undergo more frequent special maintenance, depending on the manufacturer’s original design and its use over the years.

This technical analysis is based both on the experience of the inspectors and on calculations of the working cycles of the most important components. Consequently they are extremely complex calculations that require acute observation skills in the field and the experience of inspectors who have been working in the sector for many years.

It is therefore worth asking how this minor revolution underway in Germany will affect the inspection procedures applied in other countries, above all in the United Kingdom, a country that, together with Germany, has extensive experience in this area.

Ref: 16-2016 / September 2016

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La Germania ha introdotto una nuova procedura d’ispezione delle attrazioni costruite prima del 2007 per garantirne una sicurezza equivalente a quelle fabbricate in base alla EN-13814.

COME LA GERMANIA STA AGGIORNANDO LE VECCHIE ATTRAZIONI

Scritto da Enrico Fabbri

Da tempo gira voce che il governo tedesco abbia chiesto che anche le attrazioni costruite prima del 2007 (ovvero quelle non costruite in base ai requisiti minimi della EN-13814) vengano aggiornate ai recenti standard di sicurezza per poter essere utilizzate. Il programma è in sviluppo da quasi due anni con la piena collaborazione dei costruttori e dei vari istituti d’ispezione. Ma di che cosa si tratta? Con quali basi tecniche e quasi risultati?

Sono passati 25 anni da quando sono entrato per la prima volta negli uffici del TÜV di Monaco. Oggi come allora, un tavolo rettangolare grigio, un caffé nero in tazza grande, due lavagne con pennarelli colorati e tanta competenza ed attenzione ai dettagli. A capo di quel dipartimento giostre, che nel mondo delle attrazioni per il parco divertimento pesa molto, Herr Ernst Donislreiter e Herr Stefan Kasper.

Il TÜV SÜD ha continuamente ampliato la sua attività diventando in molte aree un riferimento importante, per esempio in Svizzera, Olanda, Gran Bretagna, Israele, Dubai e Hong Kong. In Germania, tutte le attrazioni degli ultimi 50 anni sono state controllate da questo ente che ha nei suoi archivi copia di tutta la documentazione tecnica come calcoli, disegni ed ispezioni. È chiaro quindi che quanto succede in Germania, in un modo o nell’altro, influisce sull’intero mercato europeo e mondiale.

Tutto parte dalla richiesta delle autorità tedesche che tutte le attrazioni per il divertimento siano aggiornate alla EN-13814, indipendentemente dalla loro data di costruzione. La richiesta del governo è dunque legittima e logica, ma come è possibile aggiornare un’attrazione vecchia alle nuove norme? La risposta è semplice: il punto di riferimento è identificare una sicurezza “equivalente” alle nuove norme.

La prima cosa da fare è analizzare l’attrazione e determinare i punti critici sui quali intervenire (analisi rischi). È importante che la vettura di contenimento dei passeggeri abbia le necessarie sicurezze individuali previste dalla norma EN-13814. Ove necessario, si dovranno aggiungere meccanismi di sicurezza secondari, fine corsa o sensori per monitorare le necessarie movimentazioni.

Il secondo step è verificare eventuali punti critici della struttura o componenti che possono essere sensibili per la sicurezza. Per esempio, su un’attrazione che si solleva verso l’alto con un cilindro idraulico, ci si deve chiedere: cosa potrebbe succedere se quel cilindro si guastasse? Se questo evento può mettere a rischio la sicurezza di persone allora servirà intervenire aggiungendo altre sicurezze. A volte queste modifiche possono anche risultare costose, ma sono indispensabili.

Infine l’analisi si sposta sull’analisi della durata di vita di tutti i componenti dell’attrazione, con particolare attenzione ai componenti sensibili alla sicurezza delle persone. Se quest’attrazione è stata costruita 30 anni fa è chiaro che potrebbe resistere alla fatica meno di un’attrazione di nuova generazione realizzata con le nuove normative. Quindi, per semplificare, più un’attrazione è vecchia e più dovrà essere soggetta con maggiore frequenza a manutenzioni straordinarie per essere considerata sicura in modo equivalente a quelle di recente costruzione.

Gli operatori tedeschi si sono uniti per condividere le spese di aggiornamento tra chi di loro ha la medesima attrazione. Si tratta di una grande operazione che forse è difficilmente ripetibile in altre nazioni. I risultati sono molto positivi; sembra infatti che la gran parte della attrazioni in uso in Germania possano essere modificate con una spesa ragionevole.

Il gruppo tecnico di lavoro ha anche determinato una nuova procedura d’ispezione straordinaria delle attrazioni. In aggiunta alle ispezioni annuali, sarà necessario eseguire un’ispezione straordinaria ogni 6 anni tesa a verificare lo stato di utilizzo dell’attrazione (usura) e determinare se tale attrazione possa essere utilizzata per i successivi 6 anni senza interventi speciali. È quindi evidente che attrazioni con più di 20/25 anni saranno soggette a frequenti manutenzioni straordinarie in funzione sia del progetto originario del costruttore che del loro utilizzo negli anni.

Questa analisi tecnica si basa sia sull’esperienza degli ispettori che su calcoli dei cicli di lavoro dei componenti più importanti. Si tratta quindi di calcoli estremamente complessi che uniscono una grande capacità di osservazione sul campo ed esperienza degli ispettori che lavorano nel settore da anni

C’è dunque da chiedersi come questa piccola rivoluzione in atto in Germania potrà influenzare i modelli di ispezione applicati in altre nazioni, soprattutto nel Regno Unito, nazione che ha, insieme alla Germania, una lunga esperienza in quest’ambito.

Ref: 16-2016 / Settembre 2016

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Importance complete Amusement Ride Log-Book

importance complete amusement ride log-book

Operators who want to sell their used rides abroad need a log book with a lot of information that manufacturers normally do not provide.

THE IMPORTANCE OF A COMPLETERIDE LOG BOOK

Written by Enrico Fabbri

Many operators need to sell their used rides in order to buy another new or used one. This operation is becoming increasingly complex, as rides need to be accompanied by a whole series of information that the future owner requires for the first inspection in their home country. The first inspection procedure is based on a series of checks described in standards EN-13814 and ISO-17842. Depending on the regulations issued in each country, the procedure may be simple or even very complex, and indeed quite expensive. We have already examined this topic in previous articles, and therefore we will not go over the various requirements again here. Here, on the other hand, I would like to point out that many Italian operators believe that the book they receive when obtaining their ride’s identification code in Italy is sufficient to meet the needs described above. However this is NOT the case.

Even when having bought a new ride just a few years ago, a purchaser who wants to take the ride into countries such as Dubai, the United Kingdom, the Netherlands and the USA requires a series of additional documents that manufacturers do not normally provide to the original purchaser. Consequently, the negotiations for the sale of such rides depend on whether the original manufacturer cooperates with the potential purchaser to provide the extra information needed. Technically, this involves handing over a copy of the documents that the manufacturer already possesses, and therefore the cost to the manufacturer is generally quite low, however not always. There are some manufacturers who also deal in used rides, and show reluctance in handing over the documents with the aim of taking over the sale, or simply charging a high price for the service. In the several months I have been working in the used ride market, I have seen that 99% of operators in Europe (and therefore in Italy too) are unclear about the documents they may require or receive when purchasing a new ride, and do not understand the purpose of each individual document and consequently its importance.

I decided to write this article with the aim of drafting a booklet in the future with detailed explanations of all these aspects, which currently only a very few people are aware of. Even many manufacturers are not clear about the documents they need to provide. The issue is becoming an important one, because inspections of used rides that cross borders are getting stricter and more precise, at times creating difficulties for the operator who purchased the ride and who perhaps took out a big loan to finance the cost. This aspect is even more important for operators that buy a new ride, at times very costly, and have the right to receive all the documentation they need to be able to easily resell it later or certify it in other countries if they decide to move. Although I realise that these issues are not easy to explain and not all of the suggestions may apply equally to all rides, I believe this helps to start informing operators on some important concepts.

Ref: 15-2016 / August 2016

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Gli operatori che desiderano vendere la propria attrazione usata all’estero hanno bisogno di avere un ‘book’ con molte informazioni che normalmente un costruttore non fornisce.

L’IMPORTANZA DI UN BOOK DELL’ATTRAZIONE COMPLETO

Scritto da Enrico Fabbri

Molti operatori desiderano vendere la propria attrazione usata per acquistarne un’altra nuova o usata. Quest’operazione sta divenendo sempre più complessa perché l’attrazione deve essere completa di una serie di informazioni necessarie al futuro acquirente per consentirgli di far eseguire la prima ispezione nella propria nazione. La procedura della prima ispezione si basa su una serie di verifiche che nascono da quanto riportato dalla norma EN-13814 oppure dalla norma ISO-17842. A seconda delle regole che ogni nazione ha emesso, la procedura può essere abbastanza semplice oppure molto complessa, oltre che evidentemente anche costosa. Abbiamo già parlato di questa materia in precedenti articoli per cui non mi soffermo ad elencare le varie necessità. Vorrei invece qui osservare che moltissimi operatori italiani credono che il book che hanno ricevuto al momento dell’ottenimento del codice identificativo in Italia sia sufficiente per risolvere i problemi esposti qui sopra. Invece NON è così.

Anche se si è acquistata un’attrazione nuova solo pochi anni fa, l’acquirente che desidera portare l’attrazione in mercati come Dubai, Regno Unito, Olanda e USA, necessita di una serie di documenti aggiuntivi che normalmente il costruttore non ha consegnato al primo acquirente. Quindi la trattativa di vendita di quest’attrazione dipende dal fatto che il costruttore originale collabori con il nuovo acquirente per fornire queste informazioni addizionali. Tecnicamente si tratta di consegnare una copia della documentazione che il costruttore possiede già, quindi il prezzo per questi documenti è generalmente basso, ma non è sempre così. Vi sono costruttori che commerciano anche in attrazioni usate, quindi talvolta pongono dei freni alla consegna di questi documenti cercando di appropriarsi della trattativa, oppure semplicemente chiedono per questo servizio una tariffa decisamente elevata

Nei miei diversi mesi di lavoro nel mercato delle attrazioni usate ho potuto verificare che il 99% degli operatori d’Europa (quindi anche in Italia) non conosce con precisione la documentazione che potrebbe richiedere e ricevere al momento dell’acquisto di un’attrazione nuova e non conosce nemmeno nel dettaglio la finalità di ogni singolo documento e quindi la sua importanza. Mi sono deciso a scrivere quest’articolo con l’intento di realizzare in futuro un libretto con spiegazioni dettagliate di tutti questi punti che al momento sono conosciuti solo a pochissime persone. Anche molti costruttori non hanno ben chiaro i documenti che dovrebbero fare.

La questione sta diventando importante perché le ispezioni di attrazioni usate che varcano il confine diventano sempre più stringenti e precise, a volte mettendo in difficoltà l’operatore che ha acquistato l’attrazione e che ha magari fatto un finanziamento impegnativo in banca per affrontare la spesa. L’aspetto è ancora più importante per gli operatori che acquistano un’attrazione nuova, magari ad un prezzo molto alto, e hanno diritto ad avere tutta la documentazione che gli consenta di poter rivendere tranquillamente l’attrazione oppure di certificare l’attrazione anche in altre nazioni qualora desiderino muoversi anche all’estero. Pur rendendomi conto che questi temi non sono semplici da spiegare e non tutti i suggerimenti possono essere uguali per tutte le attrazioni, credo serva iniziare a trasferire alcune importanti nozioni agli operatori.

Ref: 15-2016 / Agosto 2016

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